ASSISTANT(E) DE GESTION

DÉFINITION

L’assistant(e) de gestion est à la fois assistant(e) de direction, commercial(e), comptable et technique. Polyvalent(e), il/elle doit être en mesure de prendre en charge une multitude de tâches pour le compte de plusieurs services, dans l’optique d’aider à l’amélioration de leur organisation.

MISSIONS PRINCIPALES

Gestion administrative, comptable et financière sous la supervision du chef d’entreprise et des responsables de service
Gestion achats, documentaire et de la communication
Gestion administrative du personnel
Gestion de la documentation technique métier

ACTIVITÉS ET COMPÉTENCES

 ACTIVITÉS

 COMPÉTENCES
Gestion administrative :
Rédaction de courriers (frappe, mise en forme)
Traitement administratif du courrier (tri, distribution, enregistrement)
Rédaction et préparation de dossiers d’appel d’offre
Accueil téléphonique
Accueil visiteurs (clients, fournisseurs, partenaires)Gestion achats:
Saisie des confirmations de commande et bons de livraison fournisseurs
Suivi des délais de livraison et relance des fournisseurs
Commandes achats
Achats fournitures de bureau et fourniture généralesGestion comptable :
Suivi des règlements clients et relances
Assistance à la comptabilité générale
Gestion DEB (Déclaration d’Échange de Biens)
Préparation paie (saisie des heures et frais)
Gestion du planning de congésGestion technique :
Ouverture des dossiers d’affaire
Suivi des affaires (enregistrement et classement pièces marchés)
Établissement des DOE (Dossiers d’Ouvrages Exécutés) en collaboration avec le bureau d’études		 Maîtrise des outils bureautique
Modalités d’accueil
Communication
Aisance relationnelle
Organisation
Rigueur, méthode
Adaptabilité
Esprit d’initiative
Esprit d’analyse
Disponibilité
Réactivité
Dynamisme
Esprit d’équipe

 

 ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL

CONTRAINTES DE TRAVAIL

L’assistant(e) de gestion travaille la plupart du temps dans son bureau et peut être amené(e) à se déplacer à l’atelier ou au bureau d’études.

Lors de ses déplacements à l’atelier, l’assistant(e) doit porter des chaussures de sécurité (ou sur-chaussures) et des protections auditives, mises à disposition à l’entrée de l’atelier.

Ses horaires de travail sont habituellement de 8h à 17h du lundi au jeudi et de 8h à 12h le vendredi.

 

RELATIONS HIÉRARCHIQUES

L’assistant(e) de gestion est directement placé(e) sous la responsabilité du directeur général.

 

RELATIONS FONCTIONNELLES

De par ses fonctions transversales, l’assistant(e) de gestion travaille en collaboration avec tous les services de la société : chiffrage, achats, administration, atelier, pose, chargés d’affaires…